Nie ulega wątpliwości, że na naszych oczach postępuje proces digitalizacji gospodarki. W codziennym funkcjonowaniu właściwie każdej firmy widać to doskonale na przykładzie wypierania tradycyjnych, papierowych dokumentów, ich elektronicznymi odpowiednikami. Panująca na całym świecie epidemia COVID-19 tylko ten proces przyspieszyła. Kompleksowe podejście do firmowej dokumentacji, porządek i wygoda pracy oraz większa kontrola nad wydatkami to korzyści, które skłaniają coraz więcej organizacji do pracy w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD).

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów to rozwiązanie ERP służące do kompleksowej obsługi dokumentów w formie elektronicznej. Aplikacja pozwala na wygodny import dokumentów, procesowanie zapotrzebowania i faktur kosztowych, rejestrowanie i rozliczanie delegacji, a także procedowanie umów i ofert. Można powiedzieć, że SEOD umożliwia digitalizację biznesu na poziomie zarządzania dokumentami i automatyzację powiązanych z nimi procesów, tym samym wydatnie usprawniając pracę i oszczędzając czas.

Powód 1: Koniec z bałaganem w dokumentach

Nieczytelne faktury? Zgubione załączniki do umowy? Brak kosztorysu w ofercie? Księgowa na urlopie i nikt nie może sprawdzić, czy faktury zostały na czas opłacone? A może pracownik jest na home office i chce złożyć wniosek o urlop? Pytania wydają się znajome, a w firmie panuje mailowo-papierowo-załącznikowy bałagan? System Elektronicznego Obiegu Dokumentów bez problemu sobie z tym poradzi i uporządkuje wszelką firmową dokumentację, maile, wnioski pracownicze czy faktury. A w organizacji w końcu zapanuje porządek, który sprzyja efektywnej pracy.

SEOD to przede wszystkim koniec z papierowymi dokumentami i ich drukowaniem oraz archiwizowaniem, to także oszczędność czasu niezbędnego do wyszukiwania dokumentów, a także oszczędność miejsca (ze względu na brak konieczności przechowywania nieprzebranych ilości segregatorów z papierową dokumentacją), to też szybkość dostępu do wszystkich dokumentów z każdego miejsca, a także pewność, że dokumentacja jest kompletna i czytelna.

Nieocenionym rozwiązaniem oferowanym przez SEOD jest możliwość zarówno importu zeskanowanych już dokumentów papierowych, jak i import dokumentów elektronicznych. Dzięki zintegrowanej usłudze OCR (optycznego rozpoznawania znaków) system rozpoznaje i parametryzuje dane z importowanych dokumentów, m.in. kategoryzując je pod kątem terminów płatności czy kwoty do zapłaty).

Powód 2: Kompleksowe podejście do obiegu firmowej dokumentacji

W twojej firmie mają miejsce niekończące się korowody pracowników, pędzących gdzieś z dokumentami w ręku? Akceptacja urlopu trwa tak długo, że pracownikowi przepada rezerwacja wymarzonej wycieczki? Pracownicy mają problem z rozliczeniem delegacji? Nagle cały dział produkcji jest urlopie? Wprowadzenie SEOD pozwoli organizacji na sprawną obsługą różnorodnych procesów. Nawet tych angażujących kilku pracowników jednocześnie.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala bowiem na efektywną obsługę m.in.:

• zapotrzebowania na zakupu materiałów, surowców oraz usług generowanych w całym przedsiębiorstwie, przy czym zakupy te mogą być dowolnie kategoryzowane, w zależności od tego, jak przebiega dalsza ścieżka ich akceptacji i realizacji;
• faktur kosztowych, dzięki elektronicznej rejestracji faktur zakupowych spływających do firmy i ich natychmiastowym kierowaniu do akceptacji przez odpowiednich menedżerów;
• delegacji krajowych i zagranicznych, za sprawą tworzenia planów delegacji (użytkownik określa czas trwania i miejsce delegacji, wnioskuje o ewentualne zaliczki itp.), a następnie – ich sprawnego rozliczania (po odbyciu delegacji pracownik wprowadza faktyczny czas delegacji, łącznie z przerwami, a także faktycznie odbyte przejazdy i poniesione koszty). System, dzięki powiązaniu z modułem ERP Finanse i Księgowość automatycznie wylicza wysokości diet i zwrotów;
• ofert i umów, które spływają do firmy. System pozwala na kontrolowanie ofert przez upoważnione osoby, a także na ich rejestrację i weryfikację przez dział prawny. Na podstawie zatwierdzonych dokumentów można następnie generować zlecenia fakturowania, które stanową podstawę do automatycznego generowania faktur sprzedażowych.

Powód 3. Większa kontrola nad wydatkami i przepływem informacji w firmie

Firma zbyt dużo wydaje na delegacje? A może któryś dział generuje niepotrzebne zakupy? Wydatki rosną z miesiąca na miesiąc i nie wiesz, gdzie szukać oszczędności? A może akceptacja dokumentów trwa za długo i firma przekracza termin na oddanie projektu? Także na tego typu problemy dobrym rozwiązaniem jest SEOD. Dlaczego? Bo, po pierwsze, zapewnia pełną transparentność i kontrolę nad wydatkami, a po drugie, pozwala prześledzić całą ścieżkę obiegu i akceptacji każdego dokumentu w organizacji. Tym samym dokładnie widać, kto, jakie zapotrzebowania zakupowe zgłasza, jakie faktury kosztowe wygenerowano czy też kto zatwierdza konkretne dokumenty. Pozwala to również sprawdzać, czy pracownicy właściwie wywiązują się z obowiązków, a w firmie panuje sprawny przepływ informacji.

Powód 4. Mechanizm powiadamiania i przypominania o ważnych terminach i dokumentach

Straciłeś najlepszego klienta, bo przegapiliście termin na oddanie projektu? Pracownicy notorycznie zapominają o przygotowaniu ważnych dokumentów na spotkania? Przełożony zwleka z zatwierdzeniem dokumentów? Wniosek urlopowy czeka od tygodnia na zatwierdzenie przez przełożonego? A może księgowa zapomina zatwierdzić fakturę? Także tutaj z pomocą przychodzi System Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Oprócz digitalizacji dokumentów oferuje on także szereg wygodnych i przydatnych w codziennej pracy mechanizmów powiadamiania i przypominania o ważnych sprawach. Warto wspomnieć tutaj, chociażby o mechanizmach powiadamiania poprzez e-mail o dokumentach oczekujących na obsługę czy też o mechanizmach przypominania o nieterminowości obsługi lub akceptacji dokumentów. Co ciekawe, mechanizmy te działają także na smartfonach.

SEOD to szereg korzyści dla biznesu – podsumowanie

Elektroniczna obsługa dokumentów jest jednym z kluczowych obszarów digitalizacji działalności przedsiębiorstwa. Usprawnienie administracji dokumentami z zastosowaniem SEOD to znaczna oszczędność czasu i pracochłonności, a także zwiększenie kontroli nad obiegiem dokumentów i wydatkami.

Warto spojrzeć na SEOD od strony korzyści, jakie przynosi firmie jego codzienne użytkowanie:

• łatwy import dokumentów odciąża pracowników, niwelując potrzebę czasochłonnego, ręcznego wprowadzania ich do systemu ERP;
• wygodny dostęp do systemu z dowolnego miejsca;
• e-mailowe powiadomienia i przypomnienia ułatwiają i przyspieszają pracę kadry menadżerskiej z dokumentami;
• możliwość kontroli nad dostępem do informacji (niepowołani użytkownicy nie mają dostępu do odpowiednich dokumentów);
• kontrola wydatków (np. zapotrzebowania);
• śledzenie obiegu dokumentów z przypisaniem osób odpowiedzialnych;
• wsparcie pracy rozproszonej, zarówno w przypadku firm wielooddziałowych, jak i pracy zdalnej.