Przygotuj się na zmiany!

Elektroniczna kontrola przedsiębiorstw odbywać się będzie dwoma metodami. Po pierwsze, przedsiębiorstwa prowadzące księgi w programach komputerowych, będą miały obowiązek, bez wezwania, okresowo, co miesiąc przekazywać dane z ewidencji VAT za pomocą środków komunikacji elektronicznej a po drugie będą miały obowiązek na żądanie organów podatkowych, przekazywać wskazane dane z ksiąg oraz dowodów księgowych również w formie elektronicznej.

Obowiązek okresowego przekazywania danych bez wezwania wprowadza art. 82 § 1b znowelizowanej w dniu 13 maja 2016 Ordynacji Podatkowej, natomiast obowiązek przekazywania danych na żądanie organów podatkowych wprowadza art. 193a. § 1 znowelizowanej w dniu 20 października 2015 Ordynacji Podatkowej.

W obu przypadkach dane przekazywane do organów podatkowych w postaci elektronicznej muszą mieć odpowiednią strukturę logiczną. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych opublikowana jest na portalu Ministerstwa Finansów. Zestaw struktur logicznych postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych określany jest również jako Jednolity Plik Kontrolny.

Kto i kiedy musi wdrożyć
Jednolity Plik Kontrolny?

Zarówno obowiązek comiesięcznego przekazywania danych z ewidencji VAT bez wezwania organów podatkowych jak i wymóg przekazywania danych z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych na żądanie organów podatkowych wprowadzane będą etapami a termin zależy od wielkości przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorstwa muszą być gotowe:

• do przekazywania co miesiąc, bez wezwania organu podatkowego, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na serwer Ministerstwa Finansów informacji o prowadzonej ewidencji VAT (pliku JPK_VAT) od:
  • 1 lipca 2016 roku – duże przedsiębiorstwa
  • 1 stycznia 2017 roku – małe i średnie przedsiębiorstwa
  • 1 stycznia 2018 roku – mikroprzedsiębiorstwa.
• do przekazywania na żądanie organu podatkowego danych w postaci elektronicznej na potrzeby przeprowadzanej kontroli skarbowej zestawu wymaganych plików JPK od:
  • 1 lipca 2016 – duże przedsiębiorstwa
  • 1 lipca 2018 – mikroprzedsiębiorstwa, małe i średnie przedsiębiorstwa **) Zgodnie z nowelizacją Ordynacji Podatkowej z dnia 13 maja 2016, w okresie od 1 lipca 2016 do 30 czerwca 2018 przedsiębiorstwa te mogą przekazywać wymagane dane kontroli skarbowej w formie plików JPK

Podział przedsiębiorstw pod względem wielkości definiuje ustawa z dnia 2 lipca 2004 o swobodzie gospodarczej:

• Art. 104. [Mikroprzedsiębiorca] Za mikroprzedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
  1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
  2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.
• Art. 105. [Mały przedsiębiorca] Za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
  1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz
  2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.
• Art. 106. [Średni przedsiębiorca] Za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
  1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
  2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.

Zgodnie z art. 107 ustawy o swobodzie gospodarczej, aby przeliczyć wyrażone w euro wielkości, o których mowa w powyżej przytoczonych artykułach, przelicza się je na złote według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roku obrotowego wybranego do określenia statusu przedsiębiorcy.

Obowiązek przekazywania danych z ksiąg podatkowych, dowodów księgowych, danych z ewidencji VAT w formie elektronicznej dotyczy wszystkich przedsiębiorstw prowadzących księgi podatkowe w programach komputerowych. Duże przedsiębiorstwa, dla których wyżej wymienione przepisy już obowiązują, są już zaznajomione z powyższą tematyką, do 25 sierpnia 2016 pierwszy raz wysłały swoje informacje z ewidencji VAT za lipiec 2016. Jak już wyżej wspomniano, następne w kolejności są małe i średnie przedsiębiorstwa które po raz pierwszy wyślą do 25 lutego 2017 swoje informacje z ewidencji VAT za styczeń 2017 roku.

Ważne aby zawczasu zapoznać się z omawianą tematyką Jednolitego Pliku Kontrolnego, ponieważ zakres wymaganych przez organ podatkowy przekazywanych w postaci plików JPK może być bardzo szeroki i może obejmować większość danych rejestrowanych w systemach zarządzania tych firm a w małych i średnich firmach często zdarza się, że korzystają one z wielu programów różnych producentów. Ważne jest aby zawczasu sprawdzić, jeżeli nie pochodzą one od jednego producenta czy system firmy umożliwia wyeksportowanie w postaci plików JPK wszystkich wymaganych prawem danych. W firmach wielooddziałowych korzystających z rozbudowanych systemów zarządzania firmą sytuację może utrudniać wprowadzony w 2017 roku wymóg wysyłania informacji z ewidencji VAT w jednym pliku. W niektórych przypadkach może to wymagać sumowania danych z rejestrów VAT znajdujących się w różnych programach, w tym programach różnych producentów. Przypominamy, że dotyczy to również firm obsługiwanych przez biura rachunkowe. Zachęcamy do sprawdzenia czy oprogramowanie firmy oraz program księgowy biura rachunkowego będą prawidłowo – współpracowały przygotowując kompletny zestaw plików XML na potrzeby elektronicznej kontroli skarbowej. Obsługa JPK w biurze nie powinna wymuszać żadnej dodatkowej pracy a tym samym zwiększenia kosztów obsługi księgowej.

Drugim powodem, dla którego warto wcześniej zapoznać się z wymogami JPK może być konieczność wcześniejszego dostosowania niektórych programów do JPK jak i konieczność uzupełnienia danych w programach, które będą eksportować dane do plików JPK. Nie wszystkie dane wymagane przez schematy JPK musiały być wymagane przez programy obsługujące firmę. Jeżeli taki dane nie były wcześniej wprowadzone, teraz muszą być na potrzeby JPK uzupełnione.

Na zakończenie informujemy, że nie wdrożenie w terminie JPK przez firmę może wiązać się z odpowiedzialnością karno – skarbową.

Struktura Jednolitego Pliku Kontrolnego

Jednolity Plik Kontrolny ma umożliwić przedsiębiorstwom dostarczanie Urzędom Skarbowym danych w formie elektronicznej, na nośniku lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w podziale na wyodrębnione struktury:

Przeszkody, mogące utrudnić przedsiębiorcom wdrożenie JPK

• Brak wiedzy
  Zbyt mała świadomość przedsiębiorstw na temat konieczności wdrożenia JPK w odpowiednim czasie (duże firmy do 1 lipca 2016, małe i średnie do 1 lipca 2018).
  Brak wewnętrznej wiedzy w organizacjach, skąd czerpać informacje konieczne do wypełnienia JPK (z jakich systemów informatycznych).Asseco Business Solutions śledzi zmiany w przepisach i rozporządzania wykonawcze aby zapewnić swoim klientom na czas oprogramowanie pozwalające na realizację obowiązku zbierania danych w strukturach JPK.
• Złożoność procesów i systemów
  Złożoność procesu dostosowania wewnętrznych procedur i systemu do nowych przepisów.
  Złożoność systemów IT użytkowanych w firmach, wydłużająca czas potrzebny na opracowanie i wdrożenia odpowiedniego rozwiązania JPK.
  Często występująca heterogeniczność stosowanych programów IT, wymuszająca łączenie danych pochodzących od różnych dostawców oprogramowania (różne systemy od różnych dostawców).
• Brak w systemach wszystkich danych wymaganych przez schematy plików JPK
  Nie wszystkie dane wymagane przez schematy plików JPK są wymagane przez systemy źródłowe skąd dane są eksportowane do plików JPK. Przed eksportem, trzeba je uzupełnić, w przeciwnym przypadku przygotowywany plik nie przejdzie walidacji i nie będzie mógł być wysłany a w przypadku dużych ilości zapisów może zająć to dużo czasu. Warto zapoznać się wcześniej, które dane są obowiązkowe.
  
  System WAPRO ERP jest zintegrowanym systemem ERP o jasnej, ustalonej strukturze danych. Mimo możliwości rozbudowywania jego struktur informacyjnych umożliwia proste uzyskiwanie danych niezbędnych do tworzenia plików JPK. W systemie WAPRO ERP zaimplementowano wszystkie struktury niezbędne zarówno do przechowywania danych cząstkowych (np. dane magazynowe i sprzedażowe w systemie magazynowo-sprzedażowym) jak i danych zbieranych z wielu systemów współpracujących (zbierane w systemie finansowo-księgowym dane zarówno o sprzedaży, pobierane z wielu systemów sprzedażowych jak i dane księgowe, wyciągi bankowe itp.). Do przygotowania i wysyłki plików JPK w systemie WAPRO ERP dedykowany jest program WAPRO JPK.

JPK a systemy finansowo-księgowe

Jak się przygotować do wdrożenia JPK?

Przygotowanie firmy do wdrożenia JPK wymaga z jednej strony dostosowania swojego systemu zarządzania firmą tak aby było możliwe techniczne przygotowanie wymaganych plików JPK i wysłanie ich na serwer Ministerstwa Finansów a z drugiej strony wymaga przygotowania firmy do takiego księgowania i rejestrowania VAT aby spełniało wymagania schematów JPK. W wielu systemach uruchomienie JPK będzie wiązało się z koniecznością przeprowadzenia analizy użytkowanego oprogramowania oraz implementacji w nim funkcjonalności.

W wielu przedsiębiorstwach wdrożenie JPK będzie wiązało się z koniecznością przeprowadzenia analizy użytkowanego oprogramowania i sprawdzenia czy możliwe jest w nim prawidłowe przygotowanie plików JPK i wysłanie ich. Czasami może wymagać to implementacji w systemie nowych funkcjonalności, w najgorszym przypadku może zajść konieczność wymiany części oprogramowania.

Poza dostosowaniem systemów komputerowych w firmach, przed wejściem firmy w obowiązek przekazywania danych w formie elektronicznej należy przygotować się do wprowadzania danych zgodnie z wymaganiami schematów JPK. Jeżeli w programach dane będą niekompletne lub wprowadzone niezgodnie z tymi wymaganiami, nie przejdą walidacji i pliki JPK nie będą mogły być wysłane. Nie sposób w tym miejscu omówić wszystkie wymagania, nigdzie też nie zostały one opublikowane w prostej, zrozumiałej dla wszystkich formie. Częściowo omówione zostały w trzech pismach opublikowanych przez Ministerstwo Finansów zatytułowanych „Odpowiedzi na pytania dot. JPK” oraz w „Broszurze informacyjnej dot. struktury JPK_VAT(2)”. Opublikowane są one na portalu Ministerstwa Finansów.

Programy WAPRO ERP zostały odpowiednio przygotowane, pozwalają rejestrować wszystkie wymagane informacje jednak to użytkownicy muszą wypełnić je odpowiednio danymi. Poza uzupełnieniem nowych brakujących informacji jak na przykład dodania grupowania kont księgowych na zespoły i kategorie w programie WF-Fakir dla Windows należy pamiętać również o podstawowych danych takich jak kompletne dane firmy, numery identyfikacyjne i dane kontrahentów czy też proste opisy dokumentów oraz opisów pozycji w dokumentach. Zarówno schemat JPK_KR – księga handlowa oraz JPK_PKPiR – księga podatkowa wymagają opisów księgowanych pozycji. Przy próbie walidacji plików bez wyżej wymienionych informacji wystąpi błąd a wysłanie plików JPK z tymi danymi nie będzie możliwe.

Wymaganie schematów JPK mogą wymusić w niektórych firmach również zmianę sposobu księgowania oraz prowadzenia rejestrów VAT. Schematy JPK wymagają szczegółowych danych. Od stycznia 2017 na przykład nie będzie możliwe w pliku JPK_VAT wprowadzanie fakturowanej sprzedaży czy też fakturowanego zakupu zapisami zbiorczymi (nie dotyczy sprzedaży zafiskalizowanej, która przeciwnie, powinna być raportowana zbiorczo). Jeżeli firmy lub biuro rachunkowe rejestrowały w ten sposób transakcje w rejestrach VAT będą musiały to zmienić.

Wcześniejsze przygotowanie firmy do raportowania plikami JPK jest bardzo ważne ponieważ niektórych informacji nie da się uzupełnić w programach bezpośrednio przed momentem wysłania żądanego pliku JPK.

WAPRO ERP gotowy na zmiany!

System WAPRO ERP jest gotowy, stale dostosowujemy go zmieniających się przepisów. Od sierpnia 2016 roku program WAPRO JPK sprawdził się, wysyłając co miesiąc z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej informacje z ewidencji VAT wielu firm.

Zaimplementowane w systemie WAPRO ERP struktury i procedury pozwalają na szybkie i bezproblemowe pobieranie z wielu źródeł danych niezbędnych do tworzenia JPK, umożliwiają kontrolę ich poprawności formalnej i spójności, pozwalają na ich przeglądanie i tworzenie analiz opartych o te dane oraz umożliwiają przesłanie danych w formie elektronicznej lub eksport danych w ustalonym formacie do pliku w celu nagrania na nośnik i przesłania odpowiednim organom skarbowym. Poza przygotowaniem danych w programach źródłowych wszystkie operacje wykonywane są w programie WAPRO JPK

Aby dowiedzieć się więcej na temat JPK przeczytaj poniższe informacje

Podstawa Prawna i bieżące informacje na temat struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego się na stronach Ministerstwa Finansów

Podzielona płatność – split payment

VAT split payment – nowy pomysł w walce z wyłudzeniami

Split payment – czyli podzielona płatność

Zgodnie z najnowszym projektem Ministerstwa Finansów, zapłata za nabyty towar lub usługę będzie realizowana dwutorowo: wartość netto może być standardowo płacona na rachunek bankowy dostawcy, natomiast wartość VAT może być płacona na specjalne konto dostawcy, rachunek bankowy VAT.

Dla kogo rachunek bankowy VAT?

Podzielona płatność dotyczyć ma tylko przedsiębiorców rozliczających się z podatku VAT. Dla wartości VAT wynikającej z faktury wystawionej przez przedsiębiorcę płatność od nabywcy będzie mogła trafić na odrębne konto, które bezpłatnie ma prowadzić bank.
W efekcie nowych regulacji, każdy podatnik VAT będzie miał dodatkowe konto bankowe dla celów VAT, na które będzie wpływała równowartość podatku płaconego przez nabywców w cenie towarów i usług.

Ograniczone dysponowanie środkami na rachunku bankowym VAT

Środki zgromadzone na rachunku bankowym VAT będą cały czas środkami należącymi do podatnika od towarów i usług. Projekt regulacji nie przewiduje żadnego dostępu do środków zgromadzonych na rachunku VAT dla organów podatkowych. Jednakże, możliwość dysponowania środkami zgromadzonymi na skoncie VAT przez sprzedawcę będzie zasadniczo ograniczona do zapłaty VAT do urzędu lub na rzecz własnych dostawców. Wydatki na inne cele niż zapłata VAT będą wymagały zgody naczelnika urzędu skarbowego. Termin na udzielenie zgody to 90 dni od daty otrzymania odpowiedniego wniosku od przedsiębiorcy.

Nabywca zdecyduje o podzieleniu płatności

Podzielona płatność ma być dobrowolna. Zgodnie z projektem regulacji, to nabywca towaru lub usługi będzie podejmował decyzję, na jaki rachunek wpłaci wartość VAT wynikającą z otrzymanej faktury – czy jak dotychczas, łącznie z wartością netto, na standardowe konto bankowe sprzedawcy, czy też na specjalny rachunek VAT sprzedawcy.

Z punktu widzenia nabywcy wybór podzielonej płatności nie będzie wiązał się z koniecznością dokonania dwóch odrębnych przelewów, nabywca będzie płacił jednym przelewem, w ramach którego będzie musiał wskazać kwotę netto, która zostanie przelana na konto sprzedawcy, oraz kwotę podatku, która trafi na konto VAT sprzedawcy.

Korzyści ze stosowania split payment – marchewka zamiast kija

Z uwagi na dobrowolność wyboru przez nabywcę wpłaty kwoty VAT na specjalny rachunek VAT, Ministerstwo Finansów opracowało w projekcie regulacji szereg zachęt, które mają przekonać nabywcę do wpłaty kwoty VAT na specjalne konto VAT sprzedawcy. Jakie więc korzyści można odnieść ze stosowania nowego rozwiązania?

• Brak sankcji
  Nabywca, który wybierze podzieloną płatność, nie będzie narażony na sankcje VAT.

• Brak solidarnej odpowiedzialności z dostawcą
  Nabywca korzystający ze split payment nie będzie odpowiadał solidarnie ze sprzedawcą za niezapłacony podatek. Odpowiedzialność solidarna dotyczy aktualnie towarów wymienionych w załączniku 13 do ustawy o VAT.

• Brak podwyższonych odsetek od zaległości w VAT
  Nabywca nie będzie zobowiązany do zapłaty podwyższonych odsetek od zaległości w VAT, jeżeli wykazany przez niego naliczony podatek VAT będzie w 95% pochodzić z faktur opłaconych w formie podzielonej płatności.

Korzyści również dla sprzedawcy

• Skonto przy płatności VAT z dedykowanego rachunku bankowego
  Sprzedawca będzie miał możliwość zmniejszenia wysokości VAT należnego płatnego na konto urzędu skarbowego, w sytuacji, gdy płatność będzie realizowana z rachunku bankowego VAT oraz płatność zostanie uregulowana przed terminem. Wysokość korzyści finansowej będzie ustalana na podstawie specjalnego wzoru.

• Przyspieszony termin zwrotu
  Dodatkową zachętą jest możliwość uzyskania przez przedsiębiorców posiadających rachunek VAT przyspieszonego zwrotu nadwyżki VAT naliczonego nad należnym na ten rachunek w przyspieszonym terminie 25 dni.

Od kiedy split payment będzie stosowany

Zgodnie z projektem, dobrowolne podzielone płatności miałyby wejść w życie począwszy od 2018 r. Co prawda przepisy są we wczesnej fazie legislacyjnej – opublikowano dopiero projekt regulacji dotyczących podzielonej płatności, który musi przejść dopiero wymaganą drogę przez parlament, ale zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, możliwe jest uchwalenie ustawy w ekspresowym tempie, już przed wakacjami.

Cel wdrożenia

Jak większość ostatnich działań resortu finansów, również wdrożenie podzielonej płatności ma wpłynąć na zwiększenie wpływów budżetowych poprzez ograniczenie oszustw i wyłudzeń VAT.

Docelowy kształt podzielonej płatności

Zamierzeniem resortu finansów płatnością podzieloną miałyby zostać objęte obowiązkowo wszystkie branże i płatności dla podatników VAT. Taki kształt regulacji wymaga jednak zgody Komisji Europejskiej, dlatego też jego wdrożenie może potrwać. Zanim podzielona płatność stanie się powszechna, MF planuje objęcie obowiązkowym split payment tych branż, w których funkcjonuje mechanizm odwrotnego VAT, a więc m.in. branży budowlanej, handlu elektroniką czy wyrobami ze stali. Dalszy los VAT split payment będzie zapewne również uzależniony od efektów funkcjonowania pierwszego etapu regulacji, dobrowolnej podzielonej płatności, której możemy się spodziewać już w przyszłym roku.

Wpływ na prowadzenie biznesu

Z pewnością warto na bieżąco śledzić losy regulacji dotyczącej podzielonej płatności w przypadku wejścia w życie projektowanych regulacji. Upowszechnienie ich stosowania może mieć bardzo istotny wpływ na prowadzoną działalność gospodarczą, zarówno z uwagi na ewentualną konieczność dostosowania zarządzania płynnością finansową do nowej rzeczywistości i ograniczonych możliwości dysponowania środkami pochodzącymi z zapłaty VAT, jak i koniecznością odpowiedniego ewidencjonowania operacji gospodarczych w systemach informatycznych i posługiwania się rachunkiem bankowym VAT.

Masz pytania dotyczące JPK?

Jeśli chcesz wdrożyć JPK lub dowiedzieć się więcej na temat nowych przepisów, skontaktuj się z nami lub z naszymi Partnerami Handlowymi.  Wątpliwości rozwieją nasi specjaliści ds. systemów WAPRO ERP.

Napisz do nas:
dho@dho.com.pl

Ekspert WAPRO:
Ewelina Nowakowska
Partner oraz Doradca Podatkowy w firmie HLB M2

Ewelina Nowakowska należy do grona najlepszych polskich doradców podatkowych w kategorii podatku od towarów i usług (VAT) według Dziennika Gazety Prawnej.

Firma HLB M2 specjalizuje się doradztwie podatkowym, badaniu sprawozdań finansowych oraz w doradztwie w zakresie rachunkowości.