Jednym z obowiązków stojących przed przedsiębiorstwami, które prowadzą księgi rachunkowe, jest coroczna inwentaryzacja rozrachunków firmy. Jej celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów na dany dzień oraz porównanie ich ze stanem księgowym, aby w następnym kroku móc m.in. sporządzić prawidłowe sprawozdanie finansowe spółki, oparte o rzeczywiste dane księgowe. Dzięki temu organizacja jest w stanie zaprezentować swoją sytuację majątkową oraz finansową w przejrzysty i wiarygodny sposób, a także zweryfikować oraz zaktualizować stan aktywów i pasywów. Inwentaryzacja rozrachunków jest jednym z bardzo ważnych elementów rozliczenia firmy z jej działalności. Dlatego tak istotne jest, aby została ona przeprowadzona w sposób wyczerpujący i kompletny. Niektóre firmy jednak nie zawsze inwentaryzują rozrachunki zgodnie z wszystkimi wymogami ustawy. I temu właśnie warto się przyjrzeć, aby uniknąć tego typu błędów na przyszłość.

Wymogi ustawy o rachunkowości

Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 (Dz.U.2016.1047), jednostki prowadzące księgi rachunkowe powinny dokonywać inwentaryzacji całości aktywów i pasywów. Wynika to z zapisów artykułu 26 ustawy, w którym zdefiniowane zostały podstawowe zasady inwentaryzacji.

W pewnym uproszczeniu, zasady te są następujące:

1) aktywa pieniężne, papiery wartościowe, rzeczowe aktywa trwałe i obrotowe, nieruchomości inwestycyjne powinny być inwentaryzowane drogą spisu z natury.
2) aktywa finansowe (w tym: należności i pożyczki) oraz aktywa powierzone kontrahentom – drogą uzyskania potwierdzeń sald.
3) pozostałe aktywa i pasywa – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Inwentaryzacja aktywów i pasywów w spółce handlowej – jak to się często odbywa?

Przykładowa spółka handlowa podejmuje decyzję o inwentaryzacji rozrachunków z tytułu dostaw i usług zgodnie z wymogami ww. ustawy o rachunkowości. Według ustaleń inwentaryzacja ma odbyć się na dzień bilansowy poprzez potwierdzenie sald. Tak więc po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów w styczniu następnego roku, wysłane zostają potwierdzenia sald wszystkich należności handlowych wykazujących saldo niezerowe na dzień bilansowy 31 grudnia roku poprzedniego.

Przez miesiąc czasu weryfikowane są otrzymane potwierdzenia i wyjaśniane z klientami stwierdzone niezgodności. Jednocześnie spółka od niektórych dostawców otrzymuje potwierdzenia sald swoich zobowiązań; potwierdzenia odsyła jako zgodne. Na tej podstawie uznaje, że inwentaryzacja rozrachunków handlowych została zakończona i przeprowadzona zgodnie z wymogami ustawy. Nie dostrzega jednak, że w procesie inwentaryzacji nie zostały uwzględnione w pełni wszystkie zalecenie ustawodawcy.

Jak to jest zatem w praktyce?

Praktyka wskazuje, że przedsiębiorstwa zazwyczaj koncentrują się na inwentaryzacji składników majątkowych wskazanych w pierwszych dwóch punktach ustawy (tj. inwentaryzują aktywa pieniężne, papiery wartościowe, itd. oraz aktywa finansowe). Inwentaryzacja pozostałych aktywów i pasywów jest postrzegana tylko jako weryfikacja zapisów księgowych, a ryzyko istotnych szkód majątkowych jest oceniane przez kierownictwo zazwyczaj jako niższe od spisu aktywów materialnych.

To powoduje, że nierzadko pozycje te nie są faktycznie inwentaryzowane. Szczególnym przypadkiem są rozrachunki handlowe, ze względu na fakt, iż ustawa o rachunkowości wskazuje na konieczność wysłania potwierdzeń sald należności, natomiast nie nakłada takiego obowiązku odnośnie zobowiązań. Analiza otrzymanych potwierdzeń sald zazwyczaj nie jest wystarczająca, ponieważ nie należy oczekiwać iż wszyscy dostawcy poproszą o potwierdzenia sald, tym bardziej, iż zobowiązania mogą również dotyczyć drobnych zakupów czy faktur kasowych.

Uwagę należy zwrócić również na wszelkie salda debetowe w zobowiązaniach, które mogą stanowić nierozliczone zaliczki lub zapłaty za faktury, które nie zostały zaksięgowane. Dlatego też prawidłowa inwentaryzacja zobowiązań handlowych wymaga analizy poszczególnych sald pod kątem ich kompletności oraz realności. Brak takiej weryfikacji może skutkować niekompletnością dokumentów zakupowych w księgach rachunkowych.

W jednostce handlowej szczególną uwagę należy również zwrócić na zestawienie nierozliczonych transakcji z dostawcami towarów. Ze względu na dużą ilość operacji z tymi klientami mogą wystąpić błędy w rozliczaniu zapłat – w takich przypadkach na saldzie mogą pozostać pozornie nierozliczone, wiekowe faktury lub zapłaty. Szczegółowa weryfikacja analitycznego zestawienia zobowiązań umożliwi ich identyfikację oraz pozwoli na korektę tych błędów.

Autor:
Damian Uszko
Biegły Rewident oraz Partner w firmie HLB M2