Wiele firm, stając w obliczu zmian spowodowanych epidemią koronawirusa, zmuszonych jest podjąć kroki zmierzające do ograniczenia produkcji lub działalności. Wiąże się to z koniecznością minimalizowania kosztów, w tym kosztów wynagrodzeń lub z ubieganiem się o dofinansowanie tychże kosztów. Część firm sięga w tej sytuacji po rozwiązania oferowane przez tarczę antykryzysową, w tym dotacje do wynagrodzeń pracowników lub obniżenie wymiaru pracy.

Przepisy tzw. tarczy antykryzysowej, czyli pakietu ustaw, mających za zadanie minimalizowanie skutków pandemii COVID-19 wprowadziły różne możliwości dofinansowania kosztów wynagrodzeń pracowniczych. O możliwościach wynikających z tych ustaw pisaliśmy już szerzej na naszym blogu. Teraz zaś chcemy odnieść się do tego, jak nasze systemy ERP mogą wspierać przedsiębiorców we wprowadzaniu wspomnianych zmian w warunkach zatrudnienia pracowników, wynikających z wykorzystania w firmach możliwości przewidzianych przez tarczę antykryzysową.

Dofinansowanie kosztów wynagrodzeń i co jeszcze?

Warto pamiętać, że tarcza antykryzysowa oferuje nie tylko dofinansowanie kosztów, w tym kosztów wynagrodzeń (których katalog ciągle zresztą ulega poszerzeniu), ale także szereg innych rozwiązań ułatwiających przedsiębiorcom przetrwanie tego ciężkiego okresu. Tarcza wprowadza m.in. możliwość obniżenia wymiaru zatrudnienia lub wprowadzenia przestoju ekonomicznego powiązanego z obniżeniem wynagrodzenia. Nie są to do końca nowe możliwości. Podobne dawała ustawa o ochronie miejsc pracy, ale te są poszerzone i dostosowane do sytuacji panującej w czasie pandemii COVID-19.

Zmiany, które dotyczą grup pracowników

Wszelkie wspomniane wyżej możliwości sprowadzają się do zmian w warunkach zatrudnienia dla grup osób. To, co daje się łatwo zauważyć, to fakt, że zmiany mogą obejmować większe grono pracowników w danej firmie. W praktyce może to rodzić kłopoty z dokonaniem zmian w krótkim czasie ze względu na znaczną ilość osób, których zmiany dotyczą. Jak zatem wspierać zmiany danych dotyczące poszczególnych grup pracowników tak, aby wprowadzić je szybko, sprawnie i zgodnie z literą prawa?

Automatyzacja procesów ewidencji danych dla grup pracowników

Gdy chcemy szybko wprowadzić zmiany obejmujące wiele osób warto postawić na systemy ERP.  Zautomatyzowane systemy sprawią, że cały proces przebiegnie sprawnie i pozwoli nam zaoszczędzić wiele czasu i uniknąć błędów.

Automatyzacja ewidencji danych dotyczy danych związanych z przebiegiem zatrudnienia, ewidencją procentu wpłat na Pracownicze Plany Kapitałowe i z ewidencją nieobecności. Rozwiązanie to pozwala automatycznie zmieniać lub uzupełniać dane obejmujące całe grupy pracowników. Operacji tych dokonywać można według wybranych parametrów.

Grupowe zmiany dotyczące pracowników obejmują:

• wsparcie grupowych zmian w przebiegu zatrudniania. Rozwiązanie umożliwia dokonywanie obniżenia wymiaru zatrudnienia i wynagrodzenia lub obniżenia wynagrodzenia jednocześnie dla całych grup pracowników;
• wsparcie grupowej ewidencji nieobecności. Rozwiązanie umożliwia prowadzenie ewidencji nieobecności pracowników związanych z przestojem dla całych grup pracowników;
• wsparcie grupowej ewidencji procentu wpłat na PPK. Omawiane rozwiązanie umożliwia w okresie przestoju lub obniżonego wymiaru zatrudnienia niepobieranie wpłat na Pracownicze Plany Kapitałowe.

Powyższe rozwiązania, w powiązaniu ze zmianami dotyczącymi wymiaru zatrudnienia, umożliwiają także wprowadzanie zmian do aneksu do umowy o pracę. Pozwalają na proporcjonalne obniżenie wysokości wynagrodzenia, z równoczesnym pomniejszeniem płacy zasadniczej, dodatku oraz dodatku funkcyjnego.

Opisywane rozwiązania z pewnością przyspieszą i ułatwią prace działów kadrowych, zwłaszcza, w czasie nieustannie zmieniającej się sytuacji prawnej i gospodarczej. Automatyzacja grupowego wprowadzania zmian w ewidencji zatrudnienia pozwoli zaoszczędzić wiele czasu. Co ważne, rozwiązania te dostępne są dla pracowników działów HR, pracujących zdalnie.