Jeżeli Twoja firma współpracuje z biurem rachunkowym, zapewne wszystko zostało już ustalone, ale na wszelki wypadek zajrzyj na naszą stronę internetową i zapoznaj się z bezpłatnymi poradami dotyczącymi Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Jeżeli prowadzisz biuro księgowe – zainteresuj się specjalnym pakietem JPK Biuro, który pozwoli na zautomatyzowanie przygotowania i wysyłki plików JPK.

Jeśli tematy omówione w bezpłatnych artykułach nie odpowiedzą na Twoje pytania – przewiń dowolny artykuł do końca strony i korzystając z formularza zadaj indywidualne pytanie ekspertowi.

Programy WAPRO ERP, w dużych przedsiębiorstwach wysyłają pliki JPK od niemal dwóch lat – z pewnością sprawdzą się również w Twojej firmie.

Z czego warto zdawać sobie sprawę zanim wyślemy Jednolity Plik Kontrolny?

Co trzeba zrobić

Jednolity plik kontrolny, jaki ma zostać wysłany przez mikroprzedsiębiorców do organów skarbowych, to nic innego jak ewidencja sprzedaży i zakupu VAT za miesiąc styczeń 2018 r. w specjalnym elektronicznym formacie xml. Plik powinien więc zawierać zestawienie wszystkich transakcji zawartych w styczniu, które podlegają ujęciu w deklaracji VAT za ten okres. Wymagane informacje są bardzo szczegółowe, ponieważ odzwierciedlają zakres danych wymaganych dla standardowych ewidencji VAT. Wypełniając dane dla JPK, będzie należało wskazać dla każdej transakcji m.in. numer faktury, nazwę kontrahenta wraz z jego numerem NIP, jak również wartość transakcji w rozbiciu na poszczególne kategorie podatkowe.

Nieprzekraczalny termin

Pierwszy plik JPK, a więc elektroniczną ewidencję VAT za styczeń 2018 r., należy przesłać w terminie w jakim wymagana jest deklaracja VAT za styczeń, a więc z uwagi na fakt, że standardowy termin – 25 kolejnego miesiąca wypada w lutym w niedzielę, ostatnim dniem, w którym można wykonać obowiązek wysyłki JPK w terminie jest 26 lutego.

Możliwość korekty

Z punktu widzenia poprawności wypełnienia obowiązku, lepszym rozwiązaniem jest wysłanie niepełnego lub niepoprawnego pliku w terminie, niż zupełny brak wysyłki lub wysłanie pliku po terminie. JPK – tak jak każda inna deklaracja podatkowa, może zostać skorygowany czy uzupełniony w terminie późniejszym, tak aby odzwierciedlał faktycznie zawarte w styczniu transakcje, które zostaną następnie zaraportowane w deklaracji VAT za ten okres. Opóźnienie lub niewysłanie pliku JPK może natomiast wiązać się z nałożeniem sankcji KKS ze strony organu skarbowego.

Kwartalne rozliczenia nie uchronią przed JPK w lutym

Lutowy termin wysłania pierwszego pliku JPK mikroprzedsiębiorcy dotyczy również osób rozliczających się z podatku VAT w okresach kwartalnych. Tak więc mimo, iż samo wysłanie deklaracji i płatność podatku będzie należało w takim przypadku zrealizować dopiero w kwietniu, nie zmienia to obowiązku miesięcznej wysyłki JPK, dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od wybranej i stosowanej formy rozliczeń VAT – miesięcznej bądź kwartalnej.

Niezbędny program oraz odpowiedni podpis

Aby terminowo i poprawnie dokonać wypełnienia i wysłania w formie elektronicznej pliku JPK musimy dysponować odpowiednim narzędziem, które umożliwi wygenerowanie odpowiedniego formatu elektronicznego pliku JPK i jego wysyłkę drogą elektroniczną do organów podatkowych. Należy więc skorzystać z systemu do rozliczeń księgowych dysponującym funkcją generowania i wysyłki JPK lub z bezpłatnej aplikacji udostępnianej na stronach Ministerstwa Finansów.

Należy pamiętać, że plik JPK wymaga odpowiedniego elektronicznego podpisu. W tym celu można posłużyć się nie tylko certyfikowanym podpisem elektronicznym, którego zakup wiąże się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów, ale także profilem zaufanym ePuap, który można bezpłatnie utworzyć przez Internet i potwierdzić w jednym z punktów potwierdzających których listę można znaleźć na stronie www.obywatel.gov.pl, lub za pośrednictwem elektronicznego konta bankowego.

Podatek naliczony mogę odliczyć w dwóch kolejnych miesiącach. Czy to oznacza, że np. fakturę ze stycznia mam księgować z datą marzec i wysyłać w JPK z marcowymi fakturami?

Obowiązek cyklicznego wysyłania JPK_VAT nic nie zmienia w sposobie księgowania czy też rejestrowania transakcji w rejestrach VAT. Podatek naliczony można dalej odliczyć do dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Decyzja należy do podatnika. Natomiast w pliku JPK_VAT muszą znaleźć się dokładnie te same zapisy, które weszły do deklaracji VAT-7 za ten sam okres rozliczeniowy. Podsumowane dane porównywane są ze złożoną deklaracją. Różnica może być tylko o zaokrąglenia. W pliku JPK kwoty wstawiane muszą być z dokładnością do 1 grosza.

Czy faktury sprzedaży zafiskalizowane również w kasie fiskalnej (z dopiętym paragonem) trzeba wysyłać w JPK, czy wystarczy miesięczny raport kasowy?

Przepisy dokładnie tego nie specyfikują. W pierwszym okresie po uruchomieniu JPK_VAT w tzw. Odpowiedziach na zadawane pytania, Ministerstwo Finansów informowało, że całą sprzedaż zafiskalizowaną należy podsumować w pliku JPK_VAT czyli, że nie należy wykazywać faktur wystawianych do paragonów. W późniejszym okresie zmienili zdanie, pojawiły się pogłoski, że jednak należy wykazywać faktury wystawione do paragonów.

Skontaktowaliśmy się telefonicznie z Departamentem Kontroli Skarbowej w Ministerstwie Finansów w tej sprawie gdzie uzyskaliśmy potwierdzenie. Wg uzyskanych informacji brak tych faktur bardzo zubaża informacje dostarczane przez pliki JPK_VAT. W niektórych plikach, w sekcji sprzedaży pojawiał się tylko jeden zapis. Obecnie chcą wszystkie faktury VAT, w tym zafiskalizowane. Zostaliśmy również poinformowani, że pojawi się komunikat w tej sprawie, który jednak do dzisiaj nie został jednak opublikowany.

Natomiast z interpretacji wydawanych w tym temacie przez Ministerstwo Finansów wynika, że faktury z paragonami wystawione na podmioty gospodarcze (firmy) należy obowiązkowo ujmować w JPK, natomiast dla osób fizycznych nie ma takiego obowiązku. faktury z paragonami Wprowadzone do JPK zmniejszają wartość z raportu fiskalnego. W tym celu można zrobić drugi zapis na minus lub od razu wprowadzić zmniejszony zapis z raportu fiskalnego.

Do kwestii ujmowania w ewidencji VAT faktury wystawionej Wprowadzone do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym, odnosi się przykładowo interpretacja indywidualna z 21 listopada 2016 r., nr 1462-IPPP2.4512.748.2016.1.RR. Wskazano w niej, iż ewidencja VAT powinna zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 109 ust. 3 ustawy w brzemieniu od 1 stycznia 2017 r. Przepis ten nakłada na czynnych podatników VAT obowiązek uwzględniania w prowadzonej ewidencji – oprócz danych dot. rozliczenia podatku – również danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numeru, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Konsekwencją powyższego jest konieczność ujęcia w ewidencji VAT, a więc również w JPK odrębnie każdej faktury wystawionej na firmę, aby można było wypełnić w ten sposób obowiązek zaewidencjonowania numeru NIP kontrahenta danej transakcji.

Takie samo stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 21 grudnia 2016 r., nr 3063-ILPP2-2.4512.169.2016.1. Ponadto wskazano w niej:

(…) jeżeli sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, która obowiązkowo powinna być dokumentowana fakturami będzie ewidencjonowana również za pomocą kasy rejestrującej, to w związku ze zmianą brzmienia przepisu art. 109 ust. 3 ustawy, od 1 stycznia 2017 r. będzie istniał obowiązek ewidencjonowania tej sprzedaży w odrębnym rejestrze.
Nie ma natomiast obowiązku ujmowania w ewidencji VAT faktury wystawionej do transakcji udokumentowanej paragonem, jeśli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy. Osoba taka nie wymaga bowiem identyfikacji na potrzeby VAT lub podatku od wartości dodanej. Podatnik nie wpisuje w ewidencji VAT numerów PESEL takich nabywców. Wystarczy, iż w ewidencji tej zostanie ujęty raport miesięczny z kasy fiskalnej.

Całe rozliczenie z urzędem skarbowym zleciłem firmie zewnętrznej. Realizuje je ona na podstawie dostarczonych, wydrukowanych z programu raportów zakupów i sprzedaży, składając w efekcie końcowym deklaracje do US. Kto będzie składał do US JPK – księgowa czy ja?

Nie wiemy czy prowadzi Pan pełną księgowość czy też książkę przychodów i rozchodów, ale na żądanie organu podatkowego pliki związane z księgami oraz cyklicznie JPK_VAT powinna wysyłać firma zewnętrzna z programu finansowo – księgowego. Natomiast na żądanie organu podatkowego to Pana firma od 1 lipca 2018 będzie musiała wysłać pliki JPK_FA (rejestr faktur sprzedaży), JPK_MAG (obrót magazynowy), a być może jeszcze inne. Program finansowo – księgowy nie ma wystarczających danych do ich przygotowania.

Napisał Pan, że zewnętrzne biuro księguje Pańską działalność na podstawie zbiorczych raportów, nic nie wspomniał Pan o dokumentach. Proszę się upewnić, że w rejestrach VAT zapisywane są wszystkie faktury zakupu i sprzedaży pojedynczo a nie zbiorczo. Obecnie jest to niedozwolone. W plikach JPK_VAT jest to weryfikowane.

Czy plik JPK może wysyłać mój księgowy?
W moim komputerze posiadam jedynie system magazynowo – fakturowy i można z niego wygenerować jedynie ewidencję sprzedaży (nie zawiera on Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów).

Obowiązujących firmy plików JPK jest kilka. Stosowany przez firmę program finansowo – księgowy powinien umożliwiać obecnie cykliczne wysyłanie plików JPK_VAT oraz na żądanie organu podatkowego również, w przypadku Pana firmy, JPK_PKPIR. Jednak program finansowo – księgowy najczęściej nie posiada wystarczającej informacji do przygotowania pliku JPK_MAG (raport obrotu magazynowego), JPK_FA (rejestr faktur sprzedaży) a w przyszłości jeszcze pliku paragonowego.

Podsumowując, pliki JPK powinny być wysyłane z programów, które mają dane wymagane przez poszczególne schematy JPK. Część powinna być wysyłana z programu finansowo – księgowego (zapisy z ksiąg oraz rejestry VAT) a część przez programy zarządzania sprzedażą oraz zarządzania magazynami.

Dostałem informacje z mojego biura rachunkowego, że będzie taki plik JPK wysyłać do US.
Czy ja, jako podatnik też będę musiał wysyłać taki plik prowadząc działalność, skoro księgowa już dopełni formalności?

Problem jest nieco bardziej złożony. Zachęcam do zapoznania się artykułem na naszej stronie: https://www.wapro.pl/wapro/JPK#tabs6.

Wszystko zależy od oprogramowania, z którego Pan korzysta oraz obsługujące Pana biuro oraz od tego do wysyłania jakich plików jest lub będzie zobowiązana Pana firma. O ile:
– pliki JPK_PKPIR, JPK_VAT biuro najprawdopodobniej może wysyłać ze swojego programu o tyle
– pliki JPK_MAG (raportowanie obrotu magazynowego) najprawdopodobniej powinien być utworzony i wysyłany przez program zarządzania magazynami klienta biura a
– JPK_FA (raportowanie faktur sprzedaży) powinien być utworzony i wysyłany przez program zarządzania sprzedażą klienta biura

Ministerstwo Finansów planuje zobowiązać jeszcze niektóre podmioty do wysyłania od nowego roku plików tzw. paragonowych.

Podsumowując, może być Pan zobowiązany do wysyłania niektórych z tych z plików. Zależy to od tego, które pliki będzie Pan zobowiązany wysyłać cyklicznie i na żądanie organów podatkowych oraz od oprogramowania biura rachunkowego oraz Pana firmy.

Dwa lata temu zrezygnowałem z bycia Vatowcem. Nie rozliczam się z deklaracji VAT i nie prowadzę takiej ewidencji. Czy też muszę składać JPK?

Pliki JPK to w rzeczywistości wiele plików, z których każdy dotyczy odrębnego obszaru działalności firmy. JPK_VAT to tylko jeden z nich. Jeżeli nie jest Pan VAT-owcem to z pewnością nie jest Pan zobowiązany do wysyłanie cyklicznie tego pliku jednak od 1 lipca 2018 będzie Pan zobowiązany na żądanie organu podatkowego do wysyłania pozostałych obowiązujących Pana plików.

Posiadam podpis kwalifikowany na swoje nazwisko, ale nie jestem osobą odpowiedzialną za rozliczenia VAT w naszej firmie. Ponieważ w firmie osoba odpowiedzialna za rejestry i deklaracje VAT nie posiada podpisu i nie ma upoważnienia w US do reprezentowania firmy, pliki JPK i deklaracje VAT podpisuję ja swoim podpisem. Mam wątpliwości, czy na mnie spada jakaś odpowiedzialność za prowadzenie tych ewidencji w firmie w związku z tą sytuacją. Z drugiej strony upoważnienie do reprezentowania firmy w US jest tylko na jedną osobę niezależnie od zakresu jej faktycznych obowiązków.

Osoba podpisująca e-Deklaracje jest pełnomocnikiem firmy do podpisywania e-Deklaracji zgłoszonym w UPL-1 i nie ponosi z tego tytuły odpowiedzialności za prawidłowość tych rozliczeń. Chyba, że jest równocześnie osobą odpowiedzialną w firmie za te rozliczenia.

Dokładnie omawia ten aspekt artykuł: http://www.vademecumpodatnika.pl/artykul_narzedziowa,757,0,11510,zakres-odpowiedzialnosci-pelnomocnika-zgloszonego-w-upl-1.html.

Jestem micro przedsiębiorcą – od stycznia 2018 będzie mnie dotyczył obowiązek JPK VAT, nie mam podpisu kwalifikowanego. Czy będzie możliwe dostarczenie plików bez podpisu tak jak np. PIT czy VAT 7, gdzie podpisem jest wysokość przychodu za poprzedni rok obrachunkowy?

Jak do tej pory pliki JPK_VAT mogą być podpisywane wyłącznie podpisem kwalifikowanym oraz zaufanym podpisem ePUAP. Nie ma możliwości podpisywać tych plików w inny sposób.

Od września 2017 trzeba będzie dostarczać także pliki JPK WB czy każdy przedsiębiorca będzie musiał je wysyłać, czy będzie to obowiązek banków?

Zgodnie z projektem dotyczy to tylko małych, średnich i dużych firm. Pliki mają być wysyłane przez banki i kasy spółdzielcze. Wyjątkiem kiedy to podatnik jest zobowiązany do wysyłania codziennie plików JPK_WB jest wtedy kiedy siedziba banku lub oddziału banku z którego korzysta podmiot jest poza granicami kraju;

Jeżeli hurtownia ma inny program magazynowy, to czy będzie musiała zakupić taki sam, jak ma biuro żeby przesłać sprzedaż?

Rozumiem, że pytanie dotyczy obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych pliku JPK_FA. Nie rozumień natomiast z jakiego powodu hurtownia miała by mieć ten sam program magazynowy co biuro rachunkowe aby przesłać sprzedaż.

Pełną informację na temat faktur sprzedaży, która jest wymagana przez schemat JPK_FA posiadają programy zarządzania sprzedażą lub zarządzania sprzedażą i magazynami, z których najczęściej korzystają firmy, klienci biur rachunkowych.

W systemie WAPRO ERP program zarządzania sprzedażą i magazynami WAPRO Mag, za pośrednictwem programu WAPRO JPK może przygotować i wysłać plik JPK_FA. Nie jest do tego potrzebny żaden program w biurze rachunkowym.