Plan kont w WAPRO ERP – przydatne narzędzie w procesie zarządzania małą i średnią firmą
Plan kont to narzędzie, które wspiera przedsiębiorców w uzyskaniu kluczowej wiedzy dotyczącej poszczególnych obszarów prowadzonego biznesu. Takie rozwiązanie umożliwia realizację ustawowych obowiązków firmy, a także pozwala na dostęp do różnego rodzaju przydatnych analiz, które pomagają menedżerom w procesie podejmowania decyzji dotyczących działalności firmy.
Plan kont to inaczej przyjęty przez daną organizację układ kont księgowych, mający na celu uporządkowanie ewidencji operacji gospodarczych. Może on pełnić istotną funkcję w przedsiębiorstwie oraz ułatwiać prowadzenie analiz biznesowych. Pod warunkiem jednak, że jest skrojony na miarę wielkości danej firmy, odpowiednio rozbudowany, ale też nie w większym zakresie, niż jest to konieczne.
W mniejszych organizacjach plan kont może służyć jako dedykowane, podstawowe narzędzie do analizy poszczególnych linii biznesowych czy produktowych. W większych firmach plan kont doskonale sprawdzi się przy wstępnej ocenie sytuacji finansowej i majątkowej poszczególnych obszarów działania, a także przy ocenie struktury ich kosztów oraz majątku. Jakie informacje może pomóc uzyskać plan kont? Są to np. takie analizy biznesowe, jak marża na danym segmencie operacyjnym, marża na zamówieniach, analiza kosztów rodzajowych danego obszaru/zamówienia, itp.
Niestety plan kont jest jeszcze często niedoceniany przez wiele przedsiębiorstw. Uznaje się go za narzędzie dedykowane dla działów księgowych, przydatne w kalkulacji podatków, przygotowaniu sprawozdań finansowych czy analizy rozrachunków. Plan kont nie musi być jednak narzędziem przeznaczonym wyłącznie dla księgowych. Takie rozwiązanie może także doskonale sprawdzić się w innych działach, wspomagając różne osoby odpowiedzialne za zarządzanie przedsiębiorstwem – udostępniając informacje na temat struktury przychodów i kosztów w różnych przekrojach.
Jakie raporty może zaoferować dobry plan kont
Poprawnie zbudowany plan kont, z odpowiednim poziomem analityk, pozwala na dostarczenie kluczowej wiedzy o prowadzonych obszarach biznesowych, zarówno osobom zarządzającym na najwyższym poziomie, jak i menedżerom odpowiedzialnym za poszczególne obszary działania. Jego efektem są raporty, które można łatwo wygenerować i na ich podstawie podejmować odpowiednie aktywności.
Plan kont może pomóc przedsiębiorstwu uzyskać następujące – gotowe i wiarygodne raporty, z takich obszarów jak m.in:
- wyniki finansowe obrazujące dynamikę związaną z kosztami i przychodami w ramach poszczególnych linii biznesowych,
- kontrola wykorzystania budżetów,
- analizy kosztowe w ramach poszczególnych obszarów działania,
- posiadane zasoby majątkowe w poszczególnych liniach biznesowych oraz efektywność ich wykorzystania,
- wiele innych w zależności od potrzeb zarządzających.
Budowa planu kont
Analityka planu kont powinna zawierać informacje zarówno na temat wyników związanych z wybranymi obszarami działania firmy, jak również na temat zasobów majątkowych w nie zaangażowanych. Kolejnym krokiem jest możliwość uzyskania informacji bardziej szczegółowych, dzieląc każdy obszar na mniejsze elementy. Dodatkowo warto także sprawdzić, jakie czynniki mają największy wpływ na nasz wynik, a jakie generują największe koszty.
Przy tak zbudowanym planie kont jesteśmy w stanie otrzymać podstawową, ale często wystarczającą wiedzę o poszczególnych segmentach naszego biznesu, w tym m.in. informacje na temat:
- wygenerowanych przychodach i kosztach naszych linii biznesowych,
- przychodów oraz/lub kosztów, które wpłynęły najbardziej znacząco na nasz wynik,
- zasobów majątkowych potrzebnych do wygenerowania ww. wyniku.
Podsumowując, przechodząc od ogółu – czyli od wyników poszczególnych obszarów biznesowych, do szczegółu – czyli poprzez np. rodzaj kosztów do jego źródła (listy płac, faktury, itp.), potrafimy powiedzieć o biznesie wszystko, co jest potrzebne do podejmowania odpowiednich decyzji zarządczych. Warto też wspomnieć, że koszt takiej analizy jest stosunkowo niewysoki.
Plan kont a systemy finansowo-księgowe
Sposób budowania planu kont i ich wykorzystania w przedsiębiorstwie jest uzależniony od wielu czynników. Podstawowym jest z pewnością użytkowany system finansowo-księgowy. Dobrze, jeśli takie rozwiązanie jest na tyle elastyczne, by umożliwić tworzenie i zarządzanie planem kont, nie wymagając znaczącego zaangażowania informatycznego. Rozwiązania ERP dla segmentu MSP, poza samym planem kont, oferują także często jego rozwinięcie w postaci cech czy wymiarów. Pozwala to na bardziej zaawansowaną analizę przy pomocy dodatkowych, często nieskomplikowanych raportów – na poziomie szczegółowości, które dają szerokie możliwości analityczne poszczególnych biznesów w podmiocie.
Plan kont dla przychodów i kosztów w MSP – nie tylko dla działów księgowych
Dzięki informacjom na temat struktury przychodów i kosztów w różnych przekrojach, kadra zarządzająca jest w stanie podejmować lepsze decyzje biznesowe w oparciu o konkretne i wiarygodne dane dostępne w układzie zrozumiałym nie tylko dla finansistów. Źródło wiedzy stanowią w tym przypadku konta przychodowe i kosztowe, czyli tzw. plan kont. Taki rozwiązanie bardzo przydaje się menedżerom z różnych działów, którzy odpowiadają za zarządzanie firmą lub jej poszczególnymi obszarami w segmencie MSP.
Budując plan kont przychodowo-kosztowych podstawowej działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, należy zwrócić uwagę na to, aby wszystkie konta miały jednolitą strukturę. Umożliwi to uzyskanie odpowiednich wyników raportowania w oparciu o dane kryterium wyboru, zarówno dla przychodów jak i kosztów. Ponadto tworzenie kont powinno odbywać się od ogółu do szczegółu – w ten sposób również można będzie dokonywać wygodnych analiz biznesowych.
System ERP a budowa planu kont
Przy budowaniu planu kont powinny także zostać wzięte pod uwagę możliwości użytkowanego systemu ERP w zakresie zarządzania finansami. Warto w tym przypadku skorzystać z jego gotowych funkcjonalności. Warunkiem jest jednak dobra znajomość tej aplikacji, szczególnie w odniesieniu do kont wynikowych. Dlatego też pierwszym krokiem w procesie budowania planu kont jest dogłębne poznanie funkcji, jakie oferuje oprogramowanie do zarządzania.
Systemy finansowo-księgowe dla małych i średnich firm często opierają się o plan kont poszerzony o dodatkowe elementy, takie jak wymiar czy cecha. Takie aplikacje pozwalają najczęściej na analizy zarówno w układzie rodzajowym jak i funkcjonalnym (kalkulacyjnym). Umożliwiają ponadto budowę raportów w oparciu o plan kont, nie wymagając od użytkowników specjalistycznej wiedzy informatycznej ani zaangażowania informatyków.
Budowa analityki kont przychodowych i kosztowych – praktyczne przykłady
- Pierwszy element numeru konta to tzw. konto syntetyczne, w polskiej praktyce najczęściej trzycyfrowe. Określa ono obszar, którym chcemy osobno zarządzać. Przykładowo, jeśli firma prowadzi dwa rodzaje usług i chce je wydzielić, powinna również wydzielić dwa konta syntetyczne dla przychodów i dwa konta syntetyczne dla kosztów bezpośrednich:
- konta dla przychodów: „701 dla robót budowlano-montażowych” i „702 dla działalności deweloperskiej”,
- konta kosztowe: 501 i 502.
- Przedsiębiorstwo może posiadać także różne komórki organizacyjne, w ramach danego segmentu operacyjnego, lub też oferować różne produkty, na temat których chciałoby uzyskiwać informacje. Nawiązując do przykładu opisanego w punkcie 1, w ramach robót budowlano-montażowych spółka chciałaby mieć wiedzę na temat przychodów i kosztów w zakresie robót drogowych oraz robót hydraulicznych – zatem pierwszym elementem analityki byłyby te właśnie usługi, czyli:
- 701-01 (albo komórka organizacyjna/MPK 701-RDR)
- oraz 701-02 (alternatywnie komórka organizacyjna/MPK 701-HYD).
- W przypadku, kiedy działalność przedsiębiorstwa polega na wykonywaniu indywidualnych zamówień, kolejnym elementem może być np. zamówienie produkcyjne – wtedy numer takiego zamówienia będzie następnym elementem analityki planu kont. Dla firm o dużej liczbie zamówień warto poprzedzić ich numery rokiem, w którym zostały przyjęte. Jeśli działalność danej organizacji polega na wykonywaniu standardowych usług lub produktów, można ten element pominąć lub zastąpić go grupą asortymentową.
- Aby móc w pełni realizować analizę biznesową segmentu, warto wprowadzić również kolejny element analityki na kontach funkcjonalnych (kalkulacyjnych zespołu „5”), tj. kontach układu rodzajowego (tzw. „4”-ki). Umożliwią one po pierwsze analizę struktury rodzajowej w ramach danego segmentu biznesowego lub zamówienia produkcyjnego. Ponadto pozwolą na automatyczne księgowanie na konta zespołu „4” na podstawie analityki rodzajowej wbudowanej w konta zespołu „5”, dla potrzeb sprawozdawczości finansowej firmy.
- Ostatnim elementem, który warto wprowadzić w ramach planu kont, jest aspekt podatkowy. Pozwoli to uzyskać wiedzę o tym, czy dany rodzaj przychodu lub kosztu stanowi przychód lub koszt podatkowy – czy też nie. Może to być oznaczenie cyfrą, np. „0” i „1”, symbolami „NP” i „P”, które będą definiować dany przychód czy koszt jako podatkowy lub niepodatkowy.
Przykładowe konta: kosztowe i dla przychodów
| Konto kosztowe: 501-RDR-180001-401-01-P | Konto dla przychodów: 701-RDR-180001-000-00-P |
| oznaczenia: | oznaczenia: |
| 501 – roboty budowlano-montażowe | 701 – roboty budowlano-montażowe |
| RDR – roboty drogowe | RDR – roboty drogowe |
| 180001 – zamówienie produkcyjne z 2018 roku o numerze 0001 | 180001 – zamówienie produkcyjne z 2018 roku o numerze 0001 |
| 401-01 – zużycie materiałów bezpośrednio z magazynu | 000-00 – dla zachowania struktury kont wynikowych (przychodowych i kosztowych) |
| P – stanowiące koszt uzyskania przychodu | P – stanowiące przychód podatkowy |
Budowa planu kont – podsumowanie
W powyższy sposób zbudowany został plan kont – prosty w obsłudze, zrozumiały nie tylko dla księgowych oraz użyteczny dla kadry zarządzającej. Na jego podstawie możliwa jest analiza biznesu od ogółu, tj. od marży na danym segmencie operacyjnym, poprzez marżę na zamówieniach, skończywszy na analizie kosztów rodzajowych w ramach danego segmentu/zamówienia. I co ważne, taki plan kont nie wymaga znaczącego rozbudowania użytkowanego oprogramowania finansowo-księgowego.
Konta przychodowe i kosztowe pozostałej działalności operacyjnej i finansowej
W odniesieniu do takiej części sprawozdawczości jak np.: pozostała działalność operacyjna i finansowa, ważne jest zachowanie struktury kont przychodowych i kosztowych. Plan kont można wówczas rozszerzyć o podział na transakcje z jednostkami powiązanymi lub niepowiązanymi.
Przykładowe konta to:
• 750-01-P – przychody finansowe, różnice kursowe zrealizowane (podatkowe), • 750-02-P – przychody finansowe – odsetki bankowe (podatkowe), • 755-01-P – koszty finansowe, różnice kursowe zrealizowane (podatkowe), • 755-02-P – koszty finansowe – odsetki bankowe/kredytowe (podatkowe). • 760-01-P – pozostałe przychody operacyjne, sprzedaż środków trwałych • 765-01-P – pozostałe koszty operacyjne, wartość niezamortyzowana środków trwałych
Więcej informacji na temat rozwiązań finansowo-księgowych WAPRO ERP.
Autor
Andrzej Patyna, Partner oraz Biegły Rewident w firmie HLB M2 Tax & Audit
HLB M2 to grupa firm doradczych specjalizujących się w audycie, doradztwie `podatkowym, księgowości i finansach przedsiębiorstw.
Jeżeli masz jakieś pytania lub wątpliwości związane z tematami split payment i JPK skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów.
Napisz do nas:
dho@dho.com.pl
