Przypominamy: Ostatni etap wdrażania PPK – Skorzystaj z doświadczeń innych firm we wdrażaniu Pracowniczych Planów Kapitałowych – WAPRO ERP
Dom Handlowy Oprogramowania jako główny dystrybutor WAPRO ERP przypominamy o ostatnim etapie wdrażania PPK. Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to dobrowolny system oszczędzania na emeryturę, dostępny dla wszystkich osób zatrudnionych, które podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu. Firmy, zatrudniające pracowników, a także jednostki sektora finansów publicznych, zobowiązane są, stopniowo, począwszy od lipca 2019 r., do wprowadzania u siebie PPK. Postanowiliśmy zebrać ich opinie i doświadczenia, by pokazać, jak sprawnie może wyglądać wdrażanie i zarządzanie PPK w oparciu o nasze systemy ERP.
Na czym polega program Pracowniczych Planów Kapitałowych?
System oszczędzania środków na emeryturę, funkcjonujący w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych, polega na gromadzeniu środków pieniężnych na rachunkach PPK. Za zarządzanie tymi rachunkami odpowiedzialne są odpowiednie instytucje finansowe, wybierane przez pracodawców.
Warto pamiętać, że wpłaty na wspomniane konto PPK pochodzą z trzech różnych źródeł:
- Pracodawca dokonuje dwóch rodzajów wpłat: wpłaty podstawowej oraz wpłaty dodatkowej (nieobowiązkowej), uzależnionej np. od długości stażu pracownika;
- Pracownik dokonuje wpłaty podstawowej i wpłaty dodatkowej (nieobowiązkowej);
- Z budżetu państwa dokonywana jest jednorazowa wpłata powitalna, a po spełnieniu określonych warunków, dokonywana jest co roku wpłata roczna.
Już sam system wpłat może nastręczać trudności, a to nie wszystko, z czym pracodawca musi sobie poradzić.
Jak widać, już sam system wpłat może nastręczać trudności. Zagadnień, z którymi pracodawca będzie musiał sobie poradzić przy wdrażaniu PPK w swojej firmie jest dużo więcej. Trzeba pamiętać, że pracownik może w każdej chwili zrezygnować z oszczędzania w ramach PPK. Musi zrobić to poprzez specjalną pisemną deklarację. Wato też wiedzieć, że każdy pracownik, uczestniczący w PPK, po ukończeniu 60 lat, będzie mógł samodzielnie decydować, jak korzystać ze zgromadzonych na koncie PPK środków.
Obowiązki pracodawcy związane ze wdrażaniem PPK
Ustawodawca nałożył na pracodawców wiele obowiązków związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Te nowe zadania, realizowane przez działy kadrowo-płacowe, mogą nastręczać wielu trudności. Chodzi o takie zadania jak:
- Wybór instytucji finansowej przez pracodawcę;
- Podpisanie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją, a następnie podpisanie umowy o prowadzanie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych;
- Naliczanie wartości wpłat w terminie wypłaty wynagrodzenia oraz przekazywanie ich do 15 następnego miesiąca do wybranej instytucji finansowej;
- Gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji dotyczącej PPK oraz przekazywanie pracownikom i instytucjom w odpowiednich terminach informacji o PPK;
- Bieżąca obsługa PPK, czyli m.in. przyjmowanie i wprowadzanie deklaracji i wniosków pracowników, pilnowanie terminów wynikających z przepisów prawa.
Na tym jednak obowiązki pracodawcy się nie kończą. Dochodzi do tego szereg czynności związanych z bieżącym zarządzaniem wypłatami oraz zmianą danych uczestników PPK.
Trzeba pamiętać, że pracodawca musi dokonywać zmian wynikających ze:
- zmiany procentu wpłaty podstawowej uczestnika po spełnieniu odpowiednich warunków,
- zmiany procentu wpłaty dodatkowej uczestnika,
- zmiany danych uczestnika,
- złożenia deklaracji rezygnacji z wpłat uczestnika PPK,
- złożenia wniosku o ponowne opłacanie wpłat,
- złożenia wniosku o uczestnictwo w PPK dla pracownika powyżej 55 roku życia,
- złożenia wniosku o wypłatę transferową.
Na co zwrócić uwagę podczas wdrażania PPK w firmie?
Dla nas wszystkich konieczność zmierzenia się z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi to zupełna nowość. W 2019 r. musiały się z tym zmierzyć firmy zatrudniające co najmniej 250 osób, w 2020 dotyczyć to będzie firm, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Warto pamiętać, że od początku roku 2021 każdy pracodawca zatrudniający nawet małą liczbę osób będzie musiał umożliwić im udział w PPK. Na bazie doświadczeń innych firm przygotowaliśmy więc listę zagadnień, na które warto zwrócić uwagę podczas wdrażania PPK w swojej firmie:
Wybór instytucji finansowej, parametryzacja systemu, sprawna komunikacja, terminowość i integracja z programami ERP to między innymi zagadnienia, na które warto zwrócić uwagę przy wdrażaniu Pracowniczych Planów Kapitałowych.
1. Wybór instytucji finansowej
Zadbaj o staranny wybór instytucji finansowej, z którą będziesz współpracował, nie tylko pod kątem finansowym, ale także technicznym. Warto od początku zadbać o to, aby dobrze zsynchronizować przesyłanie danych między systemem do obsługi PPK w firmie, a instytucją finansową. Współpraca z instytucją finansową obejmuje generowanie raportów potrzebnych instytucjom do prowadzenia kont uczestników PPK oraz import danych z instytucji.
2. Parametryzacja systemu
Pamiętaj, że różne instytucje finansowe wymagają różnych parametryzacji systemu PPK by Asseco, aby poprawnie zsynchronizować przesyłanie danych między instytucją, a twoją firmą. Jest to bardzo istotne, gdyż pracodawcy zobowiązani są co miesiąc do przygotowywania i wysyłki do instytucji finansowej zbiorczego rejestru wpłat za wszystkie osoby zatrudnione.
3. Lista pracowników podlegających PPK
Weź pod uwagę to, że aby wysyłać wspomniany raport, musisz mieć opracowaną złożoną do instytucji finansowej listę pracowników podlegających pod PPK, uwzględniającą m.in. wysokość procentową składek przekazywanych do PPK.
4. Szeroki zakres funkcjonalny systemu
Zwróć uwagę na szeroki zakres funkcjonalności naszego narzędzia do obsługi PPK by Asseco – oferuje ono między innymi możliwość automatycznego generowania listy uczestników PPK.
5. Alerty i przypomnienia z systemu
Wykorzystaj w pełni możliwości, jakie dają alerty i przypomnienia generowane przez nasz system do obsługi PPK by Asseco, jak na przykład przypomnienie o konieczności zgłoszenia do PPK nowych pracowników. Dzięki temu unikniesz kłopotów i kar za niedopełnienie obowiązków pracodawcy związanych z PPK. Alerty oferowane przez nasz system mają na celu wparcie pracodawcy w procesie informowania oraz informowanie uczestników PPK o zachodzących zdarzeniach wynikających z ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. 2018 Poz. 2215), do czego został zobowiązany w tej ustawie, podmiot zatrudniający. Co ciekawe, alerty można wysyłać w formie poczty elektronicznej na przypisane adresy e-mail.
6. Sprawna komunikacja z pracownikami
Postaw na sprawną komunikację z pracownikami – udostępnij im wgląd do informacji o ich wpłatach na rzecz PPK, a także skorzystaj z możliwości bezpośredniego przesyłania deklaracji przystąpienia/wystąpienia z PPK do podpisu pracownikom.
7. Dopilnowanie terminów
Miej na uwadze to, że bieżąca praca z PPK wymaga informowania uczestnika oraz wysyłania mu powiadomień np. o przystąpieniu do PPK. Nasz system PPK by Asseco pilnuje terminów wskazanych w ustawie i wysyła wymagane powiadomienia pracownikom uczestniczącym w PPK.
8. Integracja z rozwiązaniami ERP
Pamiętaj o tym, aby zintegrować system PPK by Asseco z innymi elementami systemów ERP by Asseco, zwłaszcza z Portalem Pracowniczym i programem Kadry i płace. Jak pokazują doświadczenia innych firm, znacząco ułatwia to zarządzanie PPK w organizacji. Piszemy o tym szerzej poniżej.
Integracja z programem kadrowo-płacowym znacząca ułatwia i przyspiesza obsługę PPK w firmie.
Zintegrowanie programu Kadry i płace z programem PPK by Asseco
Podczas wdrażania PPK w organizacji warto pomyśleć nad zintegrowaniem programu do obsługi PPK by Asseco z programem Kadry i płace. Znacząco przyspieszy i ułatwi to obsługę PPK w firmie. Bardzo sprawnie można wówczas wykonywać takie czynności jak ewidencja uczestników i naliczanie wpłat, a w szczególności:
- Ewidencja uczestników PPK,
- Naliczanie wpłat na PPK,
- Wprowadzenie umowy o obsługę PPK z instytucją finansową,
- Uzupełnianie listy uczestników PPK,
- Zgłoszenie pracowników do instytucji finansowej,
- Rejestracja deklaracji i wniosków, np. deklaracji rezygnacji z odprowadzania wpłat,
- Rejestracja wniosków o przystąpienie do PPK (dla osób, które ukończyły 55 lat i nie ukończyły 70-ciu lat),
- Przekazywanie do instytucji finansowej deklaracji pracowników o zmianach w wysokości wpłat, rezygnacji lub wznowieniu PPK,
- Naliczenie wpłat PPK za pracowników w płacach (np. na podstawie danych zgromadzonych w programie Pracownicze Plany Kapitałowe by Asseco naliczenie wpłat PPK nastąpi w programie Kadry i płace na listach płac lub na rachunkach podczas naliczania list lub podczas wystawiania rachunku),
- Przekazanie informacji o naliczonych wpłatach za dany miesiąc do instytucji finansowej,
- Rozliczenie wpłat PPK w wynagrodzeniu pracownika.
Wykorzystanie Portalu Pracowniczego przy obsłudze PPK by Asseco
Warto rozważyć możliwość zintegrowania obsługi PPK by Asseco z Portalem Pracowniczym. To ważne, gdyż bieżąca obsługa PPK wymaga również obsługi wniosków pracowników. Portal Pracowniczy umożliwia pracownikom złożenie następujących wniosków:
- Deklaracja rezygnacji z wpłaty dodatkowej,
- Deklaracja wysokości wpłaty dodatkowej,
- Deklaracja wysokości wpłaty podstawowej,
- Oświadczenie o podpisanych umowach w instytucji finansowej,
- Wniosek o uczestnictwo.
Obowiązek archiwizacji dokumentów
Trzeba też mieć na uwadze, że ustawodawca nałożył na pracodawców obowiązek gromadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczącej PPK oraz przekazywania pracownikom informacji o PPK. Firmy mogą te dane udostępniać pracownikom za pomocą Portalu Pracowniczego, gdzie pracownik może się zalogować i samodzielnie przeglądać odpowiednie informacje. Wiele firm zwracało uwagę na to, że przy dużej liczbie zatrudnionych stanowi to dla nich duże ułatwienie i oszczędność czasu w pracy działu kadr i płac.
Korzyści z zarządzania PPK poprzez systemy ERP
Wyraźnie widać, że narzędzie do zarządzania PPK by Asseco, zintegrowane z innymi systemami ERP, to nieoceniona pomoc dla działu kadr i płac w realizacji nowych, nałożonych przez ustawodawcę, obowiązków. Z doświadczenia naszych klientów we wdrażaniu PPK w ich firmach wiemy, że narzędzie to pozwoliło im uporządkować i zgromadzić w jednym miejscu wszelkie procesy związane z obsługą PPK.
1 stycznia 2021 r. rozpoczął się czwarty, ostatni etap wdrażania PPK.
Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych, która weszła w życie 1 stycznia 2019 r., uzależniła termin przystąpienia firmy do PPK od wielkości organizacji. Wdrażanie programu PPK zostało podzielone na 4 etapy.
Pierwszy etap
W pierwszym etapie, który rozpoczął się 1 lipca 2019 r., do programu PPK przystąpiły firmy zatrudniające co najmniej 250 osób (według stanu na 31.12.2018 r.). Regulacje wynikające z ustawy o PPK nakładały na tych pracodawców obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK maksymalnie do 25 października 2019 r. Umowa o prowadzenie PPK miała być zawarta przez podmiot zatrudniający co najmniej 250 osób do 12 listopada 2019 r.
Drugi etap
W drugim etapie (rozpoczętym 01 stycznia 2020 r.) do programu PPK dołączyć miały mniejsze firmy (zatrudniające co najmniej 50 osób), zaś od lipca 2020 r. (w etapie trzecim) – do programu PPK dołączyły kolejne podmioty (zatrudniające co najmniej 20 osób).
Trzeci etap
Znowelizowana specustawa dotycząca COVID-19 przesunęła o 6 miesięcy ustawowe terminy zawarcia umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób. Przepisy dotyczące PPK weszły w życie z dniem ogłoszenia ustawy, tj. 31 marca 2020 r.
Wprowadzona zmiana przesunęła te terminy odpowiednio do:
- 27 października 2020(termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK),
- 10 listopada 2020 r. (termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK).
Oznacza to, że pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób obowiązywały te same terminy, co firmy zatrudniające przynajmniej 20 osób (według stanu na 31.12.2019 r.).
Czwarty, ostatni etap
Od 1 stycznia 2021 r. do programu PPK dołączają pozostałe podmioty zatrudniające i jednostki sektora finansów publicznych, bez względu na stan zatrudnienia.
Jednostki sektora finansów publicznych (JSFP) (wymienione w art. 9 ustawy o finansach publicznych) to m.in.:
- organy władzy publicznej,
- jednostki samorządu terytorialnego,
- jednostki budżetowe,
- samorządowe zakłady budżetowe,
- państwowe fundusze celowe,
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
- uczelnie publiczne czy państwowe,
- samorządowe instytucje kultury.
Między zasadami tworzenia i prowadzenia PPK dla pracodawców ze sfery budżetowej i firm spoza tej sfery nie ma dużych różnic. Rozbieżność dotyczy konieczności stosowania przez pracodawców z sektora finansów publicznych nowego prawa zamówień publicznych do umów o zarządzanie PPK, zawartych 1 stycznia 2021 r. lub później, jeżeli wartość zamówienia będzie równa lub większa niż progi unijne.
Wybór instytucji do PPK
Ponadto jednostki samorządu terytorialnego mają możliwość wspólnego wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK dla jednostek organizacyjnych danej jednostki samorządu terytorialnego. W takiej sytuacji wójt (burmistrz, prezydent miasta), zarząd powiatu albo zarząd województwa może, w imieniu tych jednostek, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą zawrą one umowę o zarządzanie PPK.
Terminy PPK 2021
Regulacje wynikające z ustawy o PPK nakładają na jednostki sektora finansów publicznych obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK maksymalnie do 26 marca 2021 r., natomiast na pozostałe podmioty do 23 kwietnia 2021. Umowę o prowadzenie PPK zgodnie z art. 134 ust. 2 ustawy podmiot zatrudniający zawiera w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, w którym ustawa zaczyna mieć do niego zastosowanie. Oznacza to, w świetle przepisów ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, że umowa o prowadzenie PPK ma być zawarta do:
- 10 kwietnia 2021 r. – przez jednostki sektora finansów publicznych,
- 10 maja 2021 – przez pozostałe podmioty zatrudniające.
Trzeba pamiętać również o terminie wyboru instytucji finansowej w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku – z reprezentacją osób zatrudnionych. Przepisy ustawy o pracowniczych planach kapitałowych obligują pracodawcę do zawarcia porozumienia z załogą w tej sprawie na miesiąc przed końcowym terminem na nawiązanie umowy o zarządzanie PPK, czyli:
- do 26 lutego 2021 r. – dla podmiotów wchodzących w skład sektora publicznego,
- do 23 marca 2021 r. – dla pozostałych podmiotów zatrudniających.
Jeśli do tego dnia stronom nie uda się osiągnąć porozumienia, decyzję podejmie pracodawca.
