Od 1 grudnia br. wszyscy lekarze w Polsce mają obowiązek stosowania wyłącznie zwolnień w formie elektronicznej, czyli tzw. e-ZLA. Papierowe wersje zwolnień ZUS ZLA odeszły już do lamusa i zostały całkowicie wyeliminowane z obiegu. Wprowadzone zmiany mają na celu skrócenie oraz uproszczenie procesu wystawiania i przekazywania zwolnień do ZUS oraz płatnika.

Od stycznia 2016 r. do końca listopada 2018 r. lekarze mieli możliwość wystawiania zwolnień na papierowym formularzu (ZUS ZLA) lub w formie elektronicznej. Obecnie, czyli od 1 grudnia 2018 r. obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna e-ZLA. Od 23 października 2018 r. lekarze mogą również upoważnić tzw. asystentów medycznych do wystawania e-zwolnień w swoim imieniu.

Korzyści dla pracodawców

Elektroniczne zwolnienia to przede wszystkim usprawnienie dla przedsiębiorców i działów kadr. Jeśli pracodawca posiada profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) otrzyma natychmiast wiadomość o wystawieniu pracownikowi e-ZLA (wraz z samym zwolnieniem). Tym samym skraca się czas obiegu zwolnienia, a pracodawca może szybko i wygodnie zaewidencjonować dokument oraz zaplanować odpowiednie czynności związane z nieobecnością pracownika. Dodatkowo pracodawca może wystąpić do ZUS z (elektronicznym) wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania e-ZLA dla swojego pracownika.

Korzyści dla pracowników

Zwolnienia elektroniczne to także udogodnienia dla pracowników, którzy nie muszą już osobiście dostarczać lub przesyłać drogą pocztową dokumentów do pracodawcy (co zajmowało do tej pory nawet kilka dni). Pracownik nie jest też zobowiązany do dostarczenia zwolnienia w terminie 7 dni od daty jego wystawienia.

Procedury związane z e-ZLA

Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA elektronicznie do ZUS. Warunkiem jest posiadanie przez niego profilu na PUE ZUS lub aplikacji zintegrowanej z PUE. Zwolnienie musi być podpisane z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego (PZ ePUAP). Lekarze mogą także stosować urządzenia mobilne do wystawiania zwolnień elektronicznych np. podczas wizyt domowych u pacjentów.

Następnie, ZUS udostępnia zwolnienie elektroniczne płatnikowi składek (np. pracodawcy) na jego profilu PUE ZUS (nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA – bez podawania numeru statystycznego choroby). Informacja trafia również na profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.

Przepisy przewidują także wystawienie zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu. Jest tak, gdy wystawienie e-ZLA nie jest możliwe – w szczególności w razie braku połączenia internetowego (np. w czasie wizyty domowej) lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. W takich sytuacjach, lekarz ma możliwość skorzystania z formularzy zaświadczeń lekarskich wydrukowanych wcześniej z systemu. Każdy wydrukowany formularz ma identyfikator (serię i numer) i jest zarejestrowany w systemie. Lekarz przekazuje pacjentowi (ubezpieczonemu) takie zaświadczenie z jego pieczątką i podpisem. Zaświadczenie to pacjent (ubezpieczony) musi przekazać płatnikowi składek.

Podstawy prawne

Zmiany wprowadzające zwolnienia elektroniczne weszły w życie zgodnie z Ustawą z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066 z późn. zm.) oraz zgodnie z Ustawą z dnia 13 września 2018r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2018 poz. 1925). Więcej informacji: http://www.zus.pl/ezla

Autor:

Mariola Pestka
Kierownik Działu Kadr i Płac w firmie HLB M2 Tax & Audit